IL CASO
Qual è la procedura corretta per procedere alla distruzione dei verbali del Codice della Strada oblati (dal 1998 al 2016)? In particolare, è sufficiente conservare i registri cronologici cartacei dove è riportata la data, i dati relativi al trasgressore/obbligato e al veicolo, la violazione e gli estremi del pagamento)?
La materia attiene sia al regolamento del codice della strada, almeno per quanto riguarda i verbali per i quali è stato effettuato il pagamento in misura ridotta, sia la normativa che tutela la riservatezza dei dati personali e, non ultima, la disciplina che regola l’archiviazione degli atti e la loro conservazione, fino all’eventuale distruzione, in ossequio ai massimari di scarto delle sovrintendenze archivistiche.
In parte, la soluzione al quesito si rinviene direttamente nel Regolamento del Codice della strada, dove, all’articolo 387, comma 3, dispone che i verbali in riferimento ai quali sia stato effettuato nei termini il pagamento in misura ridotta, devono essere tenuti nell’archivio del comando od ufficio da cui dipende l’organo accertatore per cinque anni. Dopo tale termine, possono essere cestinati a norma delle disposizioni del regio decreto 2 ottobre 1911, n. 1163 e del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.
Si deve inoltre far riferimento, nel caso specifico, al massimario di scarto per i comuni emanato dalla Soprintendenza archivistica per la sua regione (Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia: La Soprintendenza (cultura.gov.it) che si consiglia di contattare per più precise informazioni.
Per i verbali per i quali non è intervenuto ancora il pagamento e che quindi saranno oggetto di procedure esecutive, si dovrà attendere la definizione della riscossione o del contenzioso.
In ogni caso, dopo aver ottenuto l’autorizzazione, è necessario garantire la distruzione (con qualunque mezzo ritenuto idoneo) della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri, e l’obbligo di trasmettere alla Soprintendenza Archivistica l’attestazione dell’avvenuta distruzione medesima, quale atto conclusivo della pratica.
Quanto alla conservazione degli elenchi che contengano i nominativi dei soggetti sanzionati, questa sarebbe consentita solo ove motivata da una necessità e dovrebbe comunque riguardare i dati minimi giustificati da un provvedimento motivato, al fine di rispettare i limiti previsti per il trattamento dei dati, con riferimento ai principi di necessità e di proporzionalità.
Di seguito, per comodità, le riporto le indicazioni della Sopraintendenza archivistica della Regione Lombardia che ha messo a disposizione degli utenti un applicativo online per redigere gli elenchi di scarto.
<< La procedura di scarto di materiale archivistico
Termine del procedimento: 60 giorni
L’eliminazione di documenti di archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio è soggetta alla preventiva e vincolante autorizzazione della Soprintendenza archivistica, secondo quanto disposto dall’art. 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio relativo agli “interventi soggetti ad autorizzazione” che alla lettera d) include tra tali interventi anche l’operazione di scarto dei documenti d’archivio.
Il procedimento di scarto si svolge secondo le seguenti fasi.
L’ente che propone lo scarto deve compilare un elenco dettagliato della documentazione da scartare che deve contenere i seguenti dati:
- classificazione dei documenti di cui si propone lo scarto;
- descrizione degli atti;
- estremi cronologici;
- numero dei pezzi: faldoni, registri, scatole etc.;
- peso approssimativo;
- eventuali osservazioni e note che aiutino a comprendere la motivazione dello scarto.
La Soprintendenza archivistica e bibliografica ha messo a disposizione di comuni, scuole e istituti sanitari un’applicativo on-line e gratuito con cui è possibile redigere elenchi di scarto in modo rapido, uniforme e con la maggior trasparenza possibile. Per maggiorni infomazioni vedere la pagina dedicata a scartUP | Editor di scarti archivistici.
In calce alla tabella potrà anche essere indicata la stima della consistenza in metri lineari , del numero complessivo dei pezzi e del peso complessivo della documentazione di cui si propone lo scarto.
L’elenco deve essere trasmesso in formato .pdf alla Soprintendenza per PEC o per email allegato a nota firmata del dirigente o altro soggetto responsabile dell’ente.
La Soprintendenza ha l’obbligo di concludere il procedimento, entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta, fatte salve le richieste di maggiori informazioni sulla proposta di scarto, che interrompono il termine del procedimento.
Si ricorda che, come stabilito dalla Legge n. 241/1990 art. 20 comma 4, non è in nessun caso applicabile la norma del silenzio-assenso. L’autorizzazione allo scarto di materiale archivistico deve essere fornita esplicitamente e formalmente.
L’autorizzazione allo scarto può essere totale o parziale. In questo caso nella risposta della Soprintendenza dovranno essere motivate le ragioni di esclusione dallo scarto dei documenti indicati.
Dopo avere ottenuto l’autorizzazione della Soprintendenza, l’ente che ha proposto lo scarto, dovrà consegnare – ai sensi dell’art. 8 (“Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto”) del D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37, ribadito anche con lettera circolare n. 5/2007 dalla Direzione generale per gli archivi-Ministero per i beni e le attività culturali – la documentazione da eliminare a una ditta specializzata, alla Croce rossa italiana o ad altra organizzazione no-profit di volontariato, che ne garantisca in modo certo la distruzione, con particolare attenzione ai documenti contenenti dati sensibili, dei quali devono essere impediti usi impropri.
Il verbale di avvenuta distruzione degli atti dovrà riportare i riferimenti all’autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero e il peso complessivo dei pezzi da eliminare e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti, a non farne un uso diverso, evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti.
Copia del verbale di di avvenuta distruzione degli atti, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento. >>
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